Charte en format word (.doc)

Charte du CMEQ

CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

CHAPITRE 2 LES MEMBRES

CHAPITRE 3 LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

 

 

CHAPITRE 5 LES POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

CHAPITRE 6 LES ASSEMBLÉES DE L'EXÉCUTIF

CHAPITRE 7 LES OFFICIERS

CHAPITRE 8 L'EXERCICE FINANCIER

CHAPITRE 9 MODE DE FONCTIONNEMENT

CHAPITRE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE 1 NOM

Le Club de montagne et d'escalade de Québec (CMEQ) est le nom officiel de l'association sans but lucratif.

ARTICLE 2 BUTS

Informer les grimpeurs de la région des événements et des enjeux à l'intérieur et à l'extérieur de la région de Québec.

Assurer une gestion locale et ouverte des sites d'escalade de la région de Québec, en favorisant un développement sécuritaire des sites dans le respect des traditions, des propriétaires et de l'environnement. Cet objectif est réalisé en partenariat avec la FQME et d'autres organismes reliés aux activités de montagne.

Promouvoir la pratique d'activités de montagne et d'escalade de manière sécuritaire, légale et en respect direct avec l'environnement.

ARTICLE 3INTERPRÉTATION CLUB DE MONTAGNE ET D'ESCALADE:

Regroupement de personnes ayant à cœur le développement des sports de montagne, l'orientation et dans certains cas l'animation des activités, en plus d'encourager et de promouvoir la participation. QUEBEC : Ensemble des régions dont les limites sont reconnues et désignées "région 03".

ARTICLE 4 SIÈGE SOCIAL

Le siège social du Club de montagne et d'escalade de Québec (CMEQ) est établi dans la région de Québec à une adresse qui sera fixée de temps à autre par l'exécutif.

ARTICLE 5 AFFILIATION

Tous les membres évoluant à l'intérieur du CMEQ seront automatiquement membres de la Fédération québécoise de la montagne et de l'escalade.

CHAPITRE 2 - LES MEMBRES

ARTICLE 6 MEMBRES ACTIFS

Chaque personne affiliée au CMEQ ayant une carte signée reconnue par celui-ci, et d'autre part ayant acquitté les frais de cotisation déterminés par le CMEQ, est membre actif.

ARTICLE 7 DROIT D'ADHÉSION

L'assemblée générale peut fixer le droit d'adhésion annuelle des membres du CMEQ. Le droit d'adhésion sera décidé par les membres lors de l'assemblée générale.

ARTICLE 8 SUSPENSION ET EXPULSION

L'exécutif peut, par résolution adoptée par au moins les deux tiers (2/3) de ses membres lors d'une assemblée spéciale convoquée à cette fin, suspendre pour une période qu'il détermine et/ou expulser tout membre actif qui: * ne respecte pas les règlements du CMEQ; * néglige de payer ses frais d'inscriptions ou autres paiements; * agit contrairement aux intérêts du CMEQ.

ARTICLE 9 DÉMISSION

Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétaire du Club. Sa démission prend effet sur acceptation de l'exécutif ou trente (30) jours après son envoie, selon le premier des deux événements. Elle ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due au Club avant que sa démission ne prenne effet.

CHAPITRE 3 - LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

ARTICLE 10 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L'assemblée générale annuelle des membres actifs du CMEQ a lieu à la date et à l'heure que les administrateurs déterminent. Cette assemblée doit se tenir au plus tard 90 jours après la fin de l'exercice financier de la corporation. Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance et d'adopter les états financiers, le vérificateur, les rapports des administrateurs, d'élire les administrateurs, de nommer les vérificateurs, de modifier les règlements généraux selon les besoins, et le cas échéant, de prendre connaissance et de décider de toutes autres affaires dont l'assemblée des membres peut être légalement saisie.

ARTICLE 11 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE AUTOMNALE (FACULTATIVE)

L'assemblée générale automnale des membres du CMEQ a lieu à l'endroit, à la date et à l'heure que l'exécutif détermine. Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance du calendrier du club et d'adopter les décisions de l'exécutif pour l'année à venir et de toute autre affaire dont l'assemblée des membres peut être légalement saisie. De plus, toute assemblée générale automnale peut constituer une assemblée spéciale habilitée à prendre connaissance et à décider de toutes affaires pouvant être décidées lors d'une assemblée spéciale.

ARTICLE 12 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

Une assemblée générale spéciale des membres actifs peut être convoquée par les administrateurs ou par le président à l'endroit, à la date et à l'heure que les administrateurs ou le président déterminent.

ARTICLE 13 CONVOCATION SUR DEMANDE DES MEMBRES

Une assemblée générale spéciale des membres doit être convoquée à la requête d'au moins cinq (5) des membres actifs du CMEQ. Cette requête doit indiquer en termes généraux l'objet de l'assemblée requise, être signée par les requérants et déposée à l'exécutif de l'association. Sur réception d'une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l'assemblée conformément aux règlements de l'association dans les quinze (15 jours) qui suivent. En cas de défaut de le faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres actifs eux-mêmes, conformément à la loi.

ARTICLE 14 AVIS DE CONVOCATION

L'avis de convocation de chaque assemblée générale annuelle et automnale et de chaque assemblée générale spéciale des membres doit être expédiée aux membres ayant droit d'assister à l'assemblée. Cette convocation se fait au moyen d'un avis écrit transmis selon les moyens jugés opportuns par les administrateurs, et ce, au moins dix (10) jours ouvrables avant la date fixée pour l'assemblée. La présence d'un membre à une assemblée quelconque couvrira le défaut d'avis quant à ce membre.

ARTICLE 15 CONTENU DE L'AVIS

Tout avis de convocation à une assemblée des membres doit mentionner le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour de l'assemblée. En cas d'assemblée générale spéciale, l'avis mentionne de façon précise le (ou les) objet(s) pour lequel (lesquels) elle est convoquée.

ARTICLE 16 QUORUM

Dans les assemblées générales, tous les membres du CMEQ sont inclus, mais la présence de 15% de membres actifs (incluant l'exécutif) constitue un quorum suffisant pour toute assemblée générale qu'elle soit annuelle, automnale ou spéciale. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis soit présent dès l'ouverture de l'assemblée.

ARTICLE 17 PRÉSIDENT D'ASSEMBLÉE

Le président du CMEQ ou vice-président préside aux assemblées des membres. À défaut du président ou du vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d'assemblée. Le président n'a pas droit de vote, par contre, en cas d'égalité des voix, le président tranchera la question par son vote.

ARTICLE 18 PRÉSIDENT D'ÉLECTION

Les membres de l'assemblée nomment un président d'élection, ce dernier n'aura pas droit de vote.

ARTICLE 19 VOTE

Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé par une personne ou que le président de l'assemblée ne prescrive une autre procédure de vote. Seuls les membres actifs en règle ont droit de vote, le membre actif n'a droit qu'à un seul vote et il ne peut pas voter par procuration. Ces propositions sont acceptées à majorité des voix. Le président n'a pas droit de vote, par contre, en cas d'égalité, le président tranchera la question par son vote.

CHAPITRE 4 - LES ADMINISTRATEURS

ARTICLE 20 L'EXÉCUTIF

L'exécutif du CMEQ est formé de cinq (5) membres, soit: * président(e); * vice-président(e) aux communications; * vice-président(e) technique ; * trésorier(e); * secrétaire.

ARTICLE 21 RÉMUNÉRATION

Les membres de l'exécutif ne reçoivent pour leurs services aucune rémunération, à l'exception des remboursements de leur frais autorisé par l'exécutif avec pièce justificative.

ARTICLE 22 SENS DE L'ÉLIGIBILITÉ

Tout membre actif en règle est éligible comme membre de l'exécutif. Tout membre sortant de charge est rééligible.

ARTICLE 23 ÉLECTIONS

Les membres de l'exécutif sont élus par poste par les membres actifs en règle au cours de l'assemblée générale annuelle.

ARTICLE 24 DURÉE DES FONCTIONS

Tout membre de l'exécutif entrera en fonction à la clôture de l'assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Tout membre élu à l'exécutif le sera pour une période de un (1) an. Le président sortant s'engage à poursuivre son mandat pendant deux (2) mois à titre consultatif.

ARTICLE 25 VACANCES

Il y a vacance à l'exécutif du CMEQ lorsque: a) Un membre offre sa démission par écrit à l'exécutif qui l'accepte; b) Un membre cesse de posséder les qualifications requises; c) Un membre s'absente plus de trois (3) réunions consécutives sans excuse valable.

ARTICLE 26 REMPLACEMENT

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé sur une résolution de l'exécutif et le remplaçant demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Si plus de la majorité des postes d'administrateurs sont vacants, une assemblée spéciale des membres devra être convoquée pour procéder à l'élection des dits administrateurs afin qu'ils entrent en fonction pour le reste du terme non expiré de leurs prédécesseurs.

ARTICLE 27 CONFLITS D'INTÉRÊTS

Il y a conflit d'intérêt lorsqu'un membre participe, en connaissance de cause, à tout paiement, dépense ou négociation dans lesquels il a des intérêts personnels.

CHAPITRE 5 - LES POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

ARTICLE 28 PRINCIPE

Les membres de l'exécutif ont l'autorité et exercent tous les pouvoirs sur les affaires du CMEQ.

ARTICLE 29 DÉPENSES

Les membres de l'exécutif peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs et à améliorer le fonctionnement du CMEQ.

ARTICLE 30 DONATIONS

Les membres de l'exécutif peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre au CMEQ de solliciter, d'accepter et de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs du CMEQ.

CHAPITRE 6 - LES ASSEMBLÉES DE L'EXÉCUTIF

ARTICLE 31 FRÉQUENCE DES ASSEMBLÉES

Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.

ARTICLE 32 CONVOCATION

Le président ou le secrétaire peut convoquer une assemblée de l'exécutif. Ces assemblées peuvent être convoquées par la poste, par téléphone, par fax ou par messager. L'avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. Le délai de convocation sera d'au moins trois (3) jours mais en cas d'urgence ce délai pourrait n'être que de 24 heures. Si tous les membres de d'exécutif sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit ou par téléphone, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

ARTICLE 33 CONVOCATION SUR DEMANDE

Une assemblée de l'exécutif peut être demandée par tous les membres de l'exécutif. Sur réception d'une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l'assemblée dans les trois (3) jours qui suivent. En cas de défaut de le faire, tout administrateur peut convoquer une telle assemblée.

ARTICLE 34 LIEU

Les assemblées se tiennent à l'endroit que fixent les administrateurs.

ARTICLE 35 QUORUM

Les membres de l'exécutif peuvent déterminer par résolution le quorum des assemblées de l'exécutif, mais jusqu'à ce qu'il en soit décidé autrement le quorum est fixé à la majorité des administrateurs prévus pour toute la durée de l'assemblée.

ARTICLE 36 VOTE

Tout membre de l'exécutif a droit à un vote et toutes les questions soumises à l'exécutif doivent être décidées au moins à la majorité simple des administrateurs votants. Le vote est pris à main levée, à moins que le président ou un administrateur ne demande le scrutin.

ARTICLE 37 COMITÉS SPÉCIAUX

L'exécutif pourra former des comités temporaires pour étudier une question ou pour faire un travail spécial. Ces comités seront présidés par un membre de l'exécutif et il devra se rapporter à l'exécutif aussi souvent que nécessaire. Le nombre des membres des comités pourra varier suivant les besoins et être augmenté ou diminué selon les décisions de l'exécutif. Des personnes autres que les membres actifs pourront être nommés sur ces comités.

CHAPITRE 7 - LES OFFICIERS

ARTICLE 38 PRÉSIDENT

Le président du CMEQ préside aux réunions de l'exécutif ainsi qu'à celles des membres ou club. Il est le principal officier exécutif et, sous le contrôle des administrateurs, il surveille, administre, dirige les activités, interprète la constitution, statuts et règlements. Il exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent.

ARTICLE 39 VICE-PRÉSIDENTS

Les 2 vice-présidents exercent, de temps à autres, les pouvoirs et fonctions que peuvent prescrire les administrateurs ou le président. En cas d'absence, d'incapacité, de refus ou de négligence d'agir du président, les vice-présidents le remplace et exercent tous les pouvoirs de celui-ci dans la gestion administrative de l'association.

Le vice-président aux communications coordonne la communication des nouvelles du club aux membres. Il coordonne la promotion du club dans la région de Québec. Il s'assure qu'un lien est fait entre le club et les autres organismes dans la région.

Le vice-président technique coordonne les ateliers, les activités et les évènements du club.

ARTICLE 40 SECRÉTAIRE

Le secrétaire a la garde des documents et des registres du CMEQ, il agit comme secrétaire aux assemblées de d'exécutif et aux assemblées des membres. Il doit donner ou voir à faire donner avis de toutes assemblées des membres. Il doit garder les procès-verbaux de toutes les assemblées de l'exécutif et de ses comités le cas échéant, et de celles des membres dans un dossier tenu à cet effet. Il est chargé des archives de la corporation, y compris des livres contenant les noms et adresses des administrateurs et des membres du Club, des copies de tous les rapports faits par le Club et de tout autre livre que les administrateurs peuvent désigner comme étant sous sa garde. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs.

ARTICLE 41 TRÉSORIER

Le trésorier a la charge générale des finances du CMEQ. Il doit déposer l'argent et les autres valeurs de la corporation au nom et au crédit de cette dernière dans toutes banques ou institutions financières que les administrateurs peuvent désigner. Chaque fois qu'il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière du Club et de toutes les transactions faites par lui en sa qualité de trésorier. Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il doit laisser examiner les livres et comptes du Club par les personnes autorisées à le faire. Il doit signer tout contrat, document ou autre écrit nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et remplir les fonctions que les administrateurs peuvent lui confier ou qui sont inhérents à sa charge.

ARTICLE 42 RESPONSABLE DU DÉVELOPPEMENT

Le responsable du développement coordonne le comité développement, composé des responsables de sites, qui encadre l'entretien et le l aménagement des sites d'escalade associés au CMEQ.

Le développement de chaque site se fait à l'aide d'un comité de membres coordonné par un responsable de site. Le comité doit assurer l'entretien et le développement du site et son responsable doit maintenir une communication avec le ou les propriétaires du site, et respecter leurs volontés. Chaque année, le comité doit présenter un plan de développement, qui respecte les normes reconnues par la FQME, et le diffuser aux usagers du site. Suite à la présentation du plan, le comité doit tenir une consultation publique des usagers du site d'escalade avant de débuter les travaux..

CHAPITRE 8 - L'EXERCICE FINANCIER

ARTICLE 43 L'EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier du CMEQ commence le 1er octobre et se termine le 31 septembre.

ARTICLE 44 VÉRIFICATEURS INTERNES

Le vérificateur internes (1) est nommé chaque année par les membres lors de l'assemblée annuelle. Aucun administrateur du club ne pourra être nommé vérificateur. Si un vérificateur cesse d'exercer ses fonctions pour quelques raisons que ce soit avant l'expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu'à l'expiration du terme de son prédécesseur.

ARTICLE 45 SIGNATURE DES EFFETS DE COMMERCE

Tous les chèques, billets, lettre de change et autres effets négociables pour le compte du Club doivent être signés, tirés, acceptés ou endossés par le président et le trésorier ou par toute autre personne nommée et désignée à cette fin par l'exécutif.

ARTICLE 46 SIGNATURE DES AUTRES DOCUMENTS

Les contrats et les autres documents requérant la signature du CMEQ doivent être signés par le président et le secrétaire, ou par toute autre personne nommément désignée à cette fin par l'exécutif.

ARTICLE 47 BANQUE ET/OU INSTITUTIONS FINANCIÈRES

L'exécutif détermine, par résolution, la ou les banque(s) ou institution(s) financière(e) où le trésorier doit déposer les deniers du Club.

CHAPITRE 9 - MODE DE FONCTIONNEMENT

ARTICLE 48 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Toute personne ayant affaire de près ou de loin au CMEQ devra se conformer aux règles et procédures telles que fixées de temps à autre par l'exécutif dans ses règlements généraux.

ARTICLE 49 AVIS DE MOTION

Tout amendement aux règlements généraux doit faire l'objet d'un avis de motion écrit, soumis au secrétaire de la corporation 30 jours avant l'assemblée générale annuelle. Cet avis de motion devra faire partie de l'ordre du jour ou agenda de l'assemblée générale annuelle. L'assemblée générale annuelle sera appelée à voter sur les amendements proposés et sur leur adoption ou leur rejet. Les démarches visant à faire modifier les règlements généraux dans le sens des amendements s'effectueront aussitôt après leur ratification par l'assemblée générale annuelle.